Checklist voor het organiseren van een activiteit

Tijdens de laatste Early Bird bijeenkomst hebben we gesproken over het introduceren van gewoontes bij het organiseren van een activiteit.
Zo hebben we bijvoorbeeld afgesproken om in de omschrijving op de activiteitenpagina altijd een aantal punten aan bod te laten komen. Op deze manier weten deelnemers (en organisatoren) wat ze kunnen verwachten. Ook hebben we het gehad over zaken waar altijd aandacht voor moet zijn bij de voorbereiding, we waren het al snel eens over een mail vooraf aan de deelnemers en een verslag van iedere activiteit op de website.

Deze blogpost kun je gebruiken als een checklist bij het organiseren van een activiteit. Ik wil voorstellen deze lijst te beheren en aan te vullen met ervaringen die we opdoen bij het organiseren van de activiteiten. Ik hoor heel graag wat je nog gemist hebt of hoe we dit overzicht verder aan kunnen vullen.

Beschrijving van de activiteiten op de website:

  • Wat is het
    Vermeld het type activiteit, is het een workshop, co-creatie sessie, durf-te-vragen bijeenkomst, uitwisseling, training, cursus, … 
  • Wat gaan we doen
    Omschrijf inhoudelijk wat de bedoeling is van je activiteit.  
  • Voor wie
    Kan iedereen meedoen? Of is je activiteit specifiek voor vo of po leraren of staat misschien een vakgebied centraal? Omschrijf duidelijk voor wie de activiteit bestemd is.
  • Door wie
    De foto van de deelnemer die de activiteit organiseert komen boven aan de pagina te staan. Als je de activiteit met meerdere Crowdies organiseert, noem die dan in de omschrijving van de activiteit.
  • Materiaal en voorbereiding
    wat verwacht je van deelnemers?
  • Opbrengst
    Wat is de opbrengst van de activiteit? Waar gaan deelnemers mee naar huis?
  • Minimum en maximum aantal deelnemers
    Bij hoeveel mensen gaat het door?
  • Datum / tijd / locatie
    De locatie en exacte tijd mag nog onbekend zijn maar we hebben met elkaar afgesproken dat we geen activiteiten zonder datum meer organiseren. Het op een later moment vastleggen heeft geen succes gehad.
    Als de activiteit rond etenstijd begint, vermeld dan even of er wat te eten geregeld wordt of niet.

Elke activiteit:

  • Iedere activiteit op de website heeft een datum.
    We hebben gemerkt dat het werken met activiteiten die we later pas inplannen niet werkt.
  • Activiteiten gaan altijd door!
    We hebben gemerkt dat ook de activiteiten in een kleine setting met maar 3 of 4 deelnemers een hele waardevolle ervaring zijn. We hebben daarom besloten dat activiteiten altijd doorgaan.  

Zorg dat je bij iedere activiteit:

  • Vooraf een mailtje met informatie stuurt naar alle deelnemers met een cc naar The Crowd. (de email-adressen zijn op te vragen bij Marieke Schuurmans)
  • Hou de aanmeldingen in de gaten, ook nadat je de informatie aan de deelnemers hebt gestuurd. Check even of er mensen zijn die op het laatste moment nog aanmelden via de site en zorg dat zij ook weten wat er precies gaat gebeuren.
  • Zorg voor een duidelijke omschrijving van de activiteit op de website volgens de checklist hierboven.
  • Als je activiteit rond etenstijd start, laat dan in de beschrijving van de activiteit weten wat de plannen voor eten zijn. Moeten mensen al gegeten hebben of is er iets te eten geregeld?
  • Zorg ervoor dat er iemand op school aanwezig is die de deelnemers ontvangt zodat je zelf je handen vrij hebt om alles klaar te zetten en je voor te bereiden op je activiteit.
  • Evaluatie van iedere activiteit (zie hieronder)
  • Een verslag van iedere activiteit in Storify. De organisator van een activiteit maakt een kort verslag van de activiteit en levert eventueel foto’s / een filmpje / presentatie mee. Marieke Schuurmans zorgt voor een Storify verslag dat op de website komt. (een Storify link aanleveren mag uiteraard ook, graag zelfs!).
  • Hou contact met ons over eventuele bijkomende kosten (voor catering bijvoorbeeld).

Wijzigingen aan je activiteit

  • Als je de tekst van je activiteit wijzigt, bijvoorbeeld de datum of de locatie, laat dat dan even weten. Via het algemene mailadres en Twitter komen regelmatig vragen binnen over activiteiten dus het is van belang dat je even laat weten als je iets wijzigt. 

Evaluatie van de activiteit

Vraag aan de deelnemers of ze een aantal vragen over de activiteit willen beantwoorden. Wat we graag willen weten is:

  • Wat is je algemene indruk van de activiteit?
  • Voldeed de activiteit aan je verwachtingen?
  • Wat waren de succesfactoren?
  • Heb je tips voor een volgende keer?
  • Wat is je volgende Crowd activiteit?

2 gedachten over “Checklist voor het organiseren van een activiteit

  1. Volgens mij zou het voor bekwaamheidsdossiers (etc) handig zijn om na deelname een certificaat te kunnen krijgen. Maar voor hetzelfde dossier een certificaat dat je er één georganiseerd hebt.

  2. @Paul Ket

    Hoi Paul,

    We hebben het er bij het opzetten van de website in een eerdere fase al wel over gehad om in het profiel van deelnemers mogelijk te maken een soort ‘Crowd-dossier’ op te bouwen waarin je je ontwikkeling zichtbaar kunt maken. Daar moet ik nu meteen weer aan denken.
    Dank voor je input, laten we dit even op het netvlies houden!

    gr.
    Marieke

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s